Datenschutzerklärung des Vereins zur Anbahnung und Förderung der Städtepartnerschaft zwischen Mainz und einer ukrainischen Stadt
Gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sind wir verpflichtet, Sie insbesondere darüber zu informieren, in welchem Umfang und zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und nutzen. Da wir derzeit noch nicht über eine eigene Website verfügen, beschränkt sich unsere Informationspflicht im Wesentlichen auf die Erstellung und Nutzung unseres Mitgliederverzeichnisses sowie die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten von Dritten. Außerdem können Sie dieser Erklärung entnehmen, welche Rechte Ihnen nach der DS-GVO zustehen.
1. Mitgliederverzeichnis
1. Inhalt
Das Mitgliederverzeichnis besteht aus den personenbezogenen Daten der Vereinsmitglieder, einschließlich der Vorstandsmitglieder, die zur Begründung der Mitgliedschaft im Aufnahmeantrag angegeben werden.
Personenbezogene Daten, die in einem abgelehnten Antrag enthalten sind, werden unmittelbar nach Ablehnung des Antrags gelöscht. Die Namen der abgelehnten Antragsteller, werden in einem gesonderten Verzeichnis gespeichert.
2. Zweck
Das Mitgliederverzeichnis dient der Verfolgung des in der Vereinssatzung geregelten Vereinszwecks sowie der Verwaltung und Betreuung der Vereinsmitglieder. Dies schließt die Gewährleistung der gegenseitigen Kontaktaufnahme und die Einziehung der Mitgliedsbeiträge ein.
3. Verantwortliche Person
Das Mitgliederverzeichnis wird automatisiert und zentral geführt. Verantwortlich dafür ist Herr F. Roeingh. Er gehört als Schriftführer dem Vereinsvorstand an und ist unter folgender E-Mail-Adresse zu erreichen: datenschutz@mainz-odessa.de
4. Einsichts- und Nutzungsrecht
Die Vorstandsmitglieder sind berechtigt Einblick in das Verzeichnis zu nehmen und die darin enthaltenen Daten zu nutzen soweit dies zur Verfolgung des Vereinszwecks erforderlich ist.
Anderen Mitgliedern können diese Rechte eingeräumt werden, wenn sie ein berechtigtes Interesse geltend machen können und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Vereinsmitglieder entgegenstehen. Unter diesen Voraussetzungen können ihnen auch personenbezogene Daten überlassen werden.
Dritten darf ein Einsichts- und Nutzungsrecht nur im Rahmen des Vereinszwecks und mit Zustimmung der jeweils betroffenen Vereinsmitglieder gewährt werden.
5. Dauer der Verarbeitung
Die im Mitgliederverzeichnis enthaltenen Daten werden durch den Verein solange und in dem Maße genutzt, als dies für die unter 2. genannten Zwecke erforderlich ist. Sind die Daten hierfür nicht mehr erforderlich, werden sie gelöscht, soweit es keine gesetzlich begründete Aufbewahrungspflicht gibt. Im Falle eines Vereinsaustritts sind die entsprechenden Daten zu löschen, sobald mit Rückfragen u. dgl wegen der erloschenen Mitgliedschaft nicht mehr gerechnet werden muß.. Daten Dritter
Soweit es dem Vereinszweck dient, erhebt und verarbeitet der Verein auch personenbezogene Daten Dritter. Dies gilt insbesondere für Personen, die an der Realisierung und Förderung der Städtepartnerschaft zwischen Mainz und Odessa beteiligt sind. Dazu zählen insbesondere die Verantwortlichen der beiden Städte, die am Auf- und Ausbau der Städtepartnerschaft beteiligten Bürgerinnen und Bürger sowie sonstige Personen, die den Vereinszweck fördern, ohne Mitglieder zu sein. Ziffer I. 5. gilt entsprechend.
Ill. Rechte der Betroffenen
1. Auskunfts- und Berichtigungsrecht
Soweit der Verein personenbezogene Daten von Ihnen erhebt und speichert, können Sie gem. Art 15 DS-GVO von der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Person (vgl.
Ziffer 1. 3.) Auskunft darüber verlangen, welche Daten über Sie gespeichert sind bzw. verarbeitet werden. Sind die Daten unrichtig, haben Sie gem. Art 16 DS-GVO ein Berichtigungsrecht.
2. Löschungs-und Widerspruchsrecht
Gemäß Art. 17 DS-GVO haben Sie auch das Recht, von der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Person die Löschung, d.h. die restlose Entfernung Ihrer Daten, zu verlangen. Dieses Recht besteht insbesondere dann, wenn Ihre Daten rechtswidrig erhoben wurden oder wenn sie unrichtig oder veraltet sind oder zur Erreichung des mit ihnen verfolgten Zwecks nicht mehr benötigt wer-den.
Ihr Widerspruchsrecht gegen die Speicherung Ihrer Daten richtet sich nach Art. 21 DS-GVO. Es kann auch geltend gemacht werden, wenn die Erhebung und Nutzung Ihrer Daten rechtmäßig war. etwa weil Sie damit einverstanden waren, Ihre Einwilligung aber mittlerweile widerrufen haben.
IV. Datenschutzeinrichtungen
1. Datenschutzbeauftragter des Vereins
Der Verein hat einen eigenen Datenschutzbeauftragten bestellt, an den Sie sich in allen Fragen, die Ihre Daten betreffen, wenden können. Es handelt sich um den früheren Landesbeauftragten für den Datenschutz in Rheinland-Pfalz, Edgar Wagner. Sie erreichen ihn telefonisch unter 0170 800 7843 und per E-Mail unter j.edgar.wagner@t-online.de. Gemäß Art. 39 DS-GVO obliegt es ihm ins-besondere, den Verein hinsichtlich seiner datenschutzrechtlichen Pflichten zu unterrichten und zu beraten.
2. Datenschutzaufsichtsbehörde
Sie haben ferner das Recht sich gemäß Art. 77 DS-GVO an die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu wenden, wenn sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz. Prof. Dr. Dieter Kugelmann ist telefonisch zu erreichen unter 06131/8920-0 und per E-Mail unter poststelle@datenschutz.rlp.de.
Seine Anschrift ist Postfach 3040, 55020 Mainz oder Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.